Umiejętność przekazywania złożonych zagadnień w prosty sposób sprawdzi się tak samo dobrze, gdy wybierasz się na targi, jak i podczas codziennej komunikacji z klientami. Ma to szczególnie duże znaczenie w branżach specjalistycznych, ale prawdą jest, że „ludzki” język jest najlepszy zawsze, kiedy chcesz dotrzeć do szerokiego grona odbiorców.

Pamiętaj, że klient musi zrozumieć, co do niego mówisz niezależnie, czy spotykasz go na targach, odwiedza Twoją siedzibę, czyta opis na stronie lub przegląda social media. Chodzi o to, by przyswoił on komunikat oraz pojął korzyści płynące z wyboru produktów bądź usług, które oferujesz.

 

Jak mówić, żeby Cię rozumiano?

Pracując na rzecz sprzedaży, wiesz, że główną zasadą jest zaangażowanie odbiorcy, by zwrócił uwagę na Twoją ofertę. Jednak od razu po tym ważne jest, żeby rozumiał, co przekazujesz. Często brak umiejętności lub słów do właściwego wyrażenia swojej koncepcji może być frustrujące, ale skuteczna komunikacja jest podstawową umiejętnością każdego – przedsiębiorcy, wykładowcy lub na co dzień. Czym właściwie jest prosty język?

Prosty język to sposób pisania i prezentowania informacji, które są jasne, zwięzłe i łatwe do zrozumienia. Pomaga skutecznie komunikować się z odbiorcami, unikać nieporozumień i błędów oraz poprawiać dostępność i użyteczność treści. Ma to duże znaczenie w content marketingu oraz podczas realnych interakcji z klientami, gdyż buduje zaufanie i wzmacnia Twoją wiarygodność. Pokazujesz tym samym odbiorcy, że szanujesz jego czas, niczego nie ukrywasz oraz nie manipulujesz.

Porady dotyczące prostego języka w komunikacji z klientami

Używanie prostego języka nie oznacza, że musisz upraszczać swoje treści, a to, że powinieneś używać słów, zdań i struktur, które są jasne i odpowiednie dla odbiorców. Oto kilka ogólnych wskazówek, które umożliwią Ci dostosowanie języka do potencjalnych klientów:

  • poznaj swoich odbiorców i używaj słów, które rozumieją; 
  • bądź zwięzły, używając krótkich i prostych słów; 
  • bądź przejrzysty, używając aktywnego głosu i pozytywnych stwierdzeń;
  • bądź spójny z tymi samymi słowami i terminami; 
  • bądź szczegółowy w kontekście faktów, danych i źródeł informacji;

Powyższe zasady tak samo dobrze sprawdzą się w marketingu internetowym, w materiałach ofertowych, czy spotkaniach face to face. Pamiętaj jednak, że język jest żywy i podlega zmianom, dlatego testuj swoją komunikację pod kątem skuteczności. Do sprawdzania możesz użyć różnych metod i narzędzi takich jak testy czytelności, konfrontacja z odbiorcami, a w końcu wzajemna weryfikacja w firmie. 

W pierwszym wypadku skorzystasz z rozwiązań on-line, badających konstrukcję tekstu. Z kolei „testy osobiste” to metoda jakościowa, polegająca na pozyskaniu rzeczywistych opinii od użytkowników treści. Trzeci przykład weryfikacji zrealizujesz z pomocą członków zespołu, którzy mają kontakt z klientami, a więc znają ich specyfikę językową. Oto szczegółowe porady stosowania prostej komunikacji:

  1. Przedstawiaj informacje we właściwej kolejności – podczas przekazywania odbiorcom złożonych tematów, nie liczy się to, co mówisz, ale jak to mówisz – a dokładniej kolejność, w jakiej przedstawiasz wszystkie informacje. Większość tematów można podzielić na małe, strawne kawałki.
  2. Znajdź analogię – porównanie pozwoli utożsamić temat z czymś, co łatwo skojarzyć
  3. Przedstaw zagadnienie jako hipotetyczną sytuację – zrozumienie perspektywy odbiorców pozwoli Ci zademonstrować im trudne wątki za pomocą przykładowych zdarzeń. Wybieraj takie, które rzeczywiście są dla nich zrozumiałe i mogłyby ich dotknąć.
  4. Używaj wizualizacji – przekazywanie złożonych koncepcji jest trudne, jeśli nie zapewniasz wizualizacji w postaci słownej lub graficznej. Dzięki temu odbiorca po prostu wyobrazi sobie dane zagadnienie, a więc łatwiej je zrozumie. Dotyczy to zarówno tekstów, infografik, wideo, czy figur retorycznych.
  5. Opracowywanie samouczków i poradników – najlepszym sposobem na uczynienie rzeczy jasnymi dla odbiorców jest udokumentowanie ich za pomocą samouczków i poradników. Mogą one pomóc wyjaśnić rzeczy w sposób szczegółowy i krok po kroku.
  6. Zasada trzech punktów – większość ludzi może zapamiętać tylko trzy rzeczy z rozmowy. Rozbicie trudnych koncepcji na trzy punkty ułatwi ich zrozumienie.
  7. Bądź zwięzły – traktuj swoich odbiorców tak, jakby byli wykształconymi ludźmi, którzy nie wiedzą nic na ten konkretny temat. Nie podchodź do nich protekcjonalnie i nie mów tak, jakby byli niewykształceni, ale nie zakładaj, że wiedzą wszystko na dany temat. Unikaj żargonu, korporacyjnej mowy i niejasnych zwrotów branżowych. Zamiast tego bądź jasny i zwięzły, aby każdy słuchający mógł Cię zrozumieć.
  8. Rozbij zagadnienie na strukturę problem – rozwiązanie – jeśli trzeba wyjaśnić naszym odbiorcom skomplikowaną koncepcję, rozbijamy ją na jedno lub dwa zdania, które zawierają kluczowe elementy, takie jak problem i sposób, w jaki Twoja firma może pomóc.
  9. Zorganizuj webinar– świetnym sposobem na skuteczne przekazanie trudnej wiedzy docelowym odbiorcom jest zorganizowanie webinaru. To świetny sposób na szerzenie informacji o zagadnieniu oraz edukowanie klientów.
  10. Powtarzaj wiadomość – w tym celu wykorzystaj takie media jak tekst, grafika, wideo, tweety, blog, vlog, memy i spotkania twarzą w twarz. Spraw, by kontekst był prosty, a całość komunikacji wyjaśniała zagadnienie za każdym razem w tak samo prosty sposób.
  11. Skuteczne stosowanie metafor – przekazuj złożone zagadnienia prostym językiem i używaj metafor, które mogą przyciągnąć uwagę odbiorców. Skuteczne użycie tego narzędzia naprawdę zmniejsza obciążenie poznawcze w przypadku złożonych tematów.
  12. Podaj mocne przykłady i studia przypadków – jeśli Twoje informacje są trudne, podaj odbiorcy prostą definicję. Musisz to robić za pomocą różnych formatów takich jak tekst, infografiki i filmy. Korzystaj z przykładów i case study, by w praktyce wyjaśnić problematykę danego zagadnienia.

Jak dostosować język do odbiorcy?

Dostosowanie języka do odbiorcy oznacza jego uproszczenie, ale dla konkretnej grupy. Twój przekaz do klientów, którzy są lekarzami, może już nie być zrozumiały dla architektów. Istnieją także usługi oraz produkty dla każdego, więc tutaj język musi być bardzo uniwersalny, ale żeby go ustalić musisz wykonać kilka czynności.

Jeśli chcesz mieć udane połączenie komunikacyjne z potencjalnymi lub obecnymi klientami, pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, jest poznanie swojej marki. Drugą jest poznanie klientów i zrozumienie kim oni właściwie są. Określenie grupy docelowej, to połowa sukcesu, zanim przystąpisz do budowania komunikatów i stylu językowego. Oto jakie informacje powinny Cię interesować:

  • Płeć;
  • Wiek;
  • Status społeczny;
  • Cykl życia;
  • Zawód;
  • Dochód;
  • Pokolenie;

Dzięki temu będziesz w stanie tak kreować swoją komunikację, by była ona przystępna i zrozumiała dla odbiorcy. Po takiej analizuje, musisz jedynie w odpowiedni sposób dostarczyć swoje informacje. Jednak powyższe wskaźniki to nie wszystko, bo warto mieć jeszcze dane insight ze swojej branży. Chodzi o specyficzne wyrażenia, nazywanie pewnych tematów i trendy. Znajomość odbiorców pomoże ci dostosować język techniczny dotyczący produktów lub usług do poziomu zrozumienia odbiorcy. Pozwoli Ci to uniknąć niepotrzebnych szczegółów oraz podkreślić korzyści i znaczenie Twojej oferty.

Rola empatii w komunikacji

Rola empatii w komunikacji jest kluczowa do nawiązania relacji na linii firma – odbiorcy i sprawia, że przyszli klienci czują się u Ciebie dobrze. Jednak w tym wypadku należy ją traktować dwojako. Po pierwsze odczuwając empatię wobec odbiorców, jesteś w stanie lepiej wczuć się w ich potrzeby oraz oczekiwania. Obejmuje ona aktywne słuchanie odbiorców, uznawanie ich emocji i reagowanie w sposób, który pokazuje, że zależy ci na nich jako osobach. Po drugie empatia pozwala na kreowanie przekazu tekstowego, wizualnego i werbalnego, który uderza w emocje, potęgując doznania z Twoją marką. Jak komunikować się z empatią?

  • Komunikacja niewerbalna – szczególnie ważna podczas udziału w targach i innych spotkaniach twarzą w twarz. Pamiętaj, że czyny mówią głośniej niż słowa. Nie chodzi tylko o to, co mówisz, ale także o to, jak to mówisz. Język ciała może być oknem na to, co naprawdę myślisz, a klient to wyczuje. Nawiązywanie kontaktu wzrokowego i okazjonalne kiwanie głową, gdy ktoś mówi, pokazuje, że jesteś zaangażowany i słuchasz. Możesz także użyć mimiki twarzy, aby przekazać empatię i zrozumienie, na przykład zaniepokojony lub zamyślony wyraz twarzy. 
  • Zachowaj otwarty umysł i nie osądzaj – zamiast spisywać na straty poglądy i opinie drugiej osoby, gdy są one niezgodne z Twoimi osobistymi przekonaniami, spróbuj spojrzeć na sprawy z jej punktu widzenia. Bo prawdą jest, że kiedy osądzamy lub krytykujemy kogoś wewnętrznie, mamy tendencję do tworzenia wrogiego i napiętego środowiska.
  • Asertywność – to sposób komunikowania się, który wyraża twoje myśli i uczucia, jasno, pewnie i bezpośrednio, bez bycia agresywnym lub pasywnym. Umożliwia bycie szczerym, bez okazywania braku szacunku. 

Dzięki temu zyskasz zaufanie klientów, poprawisz Waszą komunikację i zwiększysz swoją kreatywność do rozwiązywania problemów. Dodatkowo empatyczny przekaz marketingowy w każdej formie promuje zaangażowanie odbiorców.

Jak wywołać emocje, które pomagają w lepszym rozumieniu?

Prawdą jest, że emocje, że emocje odgrywają ważną rolę w procesie uczenia się i zapamiętywania informacji. Potencjalny klient, wchodząc w kontakt z Twoją marką, też przez ten etap „edukacji” przechodzi. Musi on przecież zapoznać się z ofertą i wartościami, które reprezentujesz. Dobrze wtedy wywołać emocje, które uczynią Cię zapamiętanym. Dzieje się tak, ponieważ emocje stymulują mózg do uwalniania neuroprzekaźników, takich jak dopamina i noradrenalina, które wspomagają procesy uczenia się i pamięci. Istnieje kilka sposobów na wywołanie emocjonalnych reakcji, które mogą pomóc w lepszym przyswajaniu i zapamiętywaniu informacji:

  • Stosuj historie i opowieści – ludzie są z natury istotami ogarniętymi historiami. Opowiadanie może pomóc w uczynieniu go bardziej wciągającym i łatwiejszym do zapamiętania. Spróbuj wpleść w swoją prezentację lub wykład anegdoty, przykłady z życia wzięte i osobiste historie.
  • Wykorzystuj humor – humor może być potężnym narzędziem do nauki. Śmiech pomaga rozluźnić mózg i uczynić go bardziej podatnym na nowe informacje. Wykorzystuj dowcipy, żarty i zabawne anegdoty.
  • Wywołuj zdziwienie – element zaskoczenia może pomóc w zwróceniu uwagi i zakotwiczeniu informacji w pamięci. Spróbuj przedstawiać zaskakujące fakty, zadawać niespodziewane pytania lub prezentować szokujące obrazy lub filmy.
  • Stwórz poczucie konfliktu – konflikt może pomóc w uczynieniu informacji bardziej interesującą i zapamiętywalną. Przedstawiaj przeciwstawne punkty widzenia, dyskutować nad kontrowersyjnymi tematami lub pokazuj przykłady błędów i pomyłek.
  • Odwołuj się do emocji – spróbuj połączyć omawiane informacje z emocjami, takimi jak radość, smutek, złość lub strach. Możesz to zrobić, opowiadając historie, które wywołują te emocje, przedstawiając obrazy lub filmy o silnym ładunku, lub odwołując się do osobistych doświadczeń.

Wizualizacje jako uproszczony przekaz marketingowy

Zapewne spotkałeś się z infografikami, diagramami, czy animacjami, na których marki przekazują złożone zagadnienia w prostej formie. Ta metoda sprawdza się od lat, a dobrze przygotowana treść bardzo angażuje odbiorców. Dzięki temu nawet najbardziej skomplikowane zagadnienia przekażesz w formie prostszej, korzystając z technik kojarzonych z… kreskówkami dla dzieci. Takie podejście nie jest obelgą dla odbiorców, ale czyż bajki z dzieciństwa nie były sugestywne? Czy do teraz nie pamiętamy scen z nich? Wiele nas nauczyły, więc ich koncept nadal można wykorzystać. Jednak w firmie zrobisz to profesjonalnie, używając takich metod jak:

  • animacja produktowa lub o usługach;
  • animacja explainer video wyjaśniająca dane zagadnienie;
  • infografiki wszelkich typów;
  • posty i artykuły informacyjne z grafikami;
  • wideo prezentacje;
  • vlogi;
  • podcasty;

Czy zdecydowałeś się już na zaprezentowanie swojej firmy na targach branżowych?
Nie zwlekaj więc i zarezerwuj swoje miejsce na nadchodzących targach już dziś!
Rezerwacja stoiska.